Was Share-Links sind
Share-Links (ab Scale: Scale 15 Links pro Monat, Fynspark Connect und Enterprise unbegrenzt; in Essential nicht enthalten) sind token-basierte URLs, die Inhalte mit Personen außerhalb deines Workspace teilen — Kunden, Vorgesetzte, externe Reviewer, Investoren. Der Empfänger braucht kein Fynspark-Konto und keine Anmeldung.
Vorteil gegenüber PDF-Mail: Du behältst Kontrolle. Link sperren = sofort weg. Link mit Passwort = unbefugter Zugriff schwierig.
Typische Use-Cases
- Kunde soll Kampagnen-Konzept reviewen
- Vorgesetzter soll Pressemitteilung freigeben
- Stakeholder Quartals-Report einsehen lassen
- Externer Übersetzer bekommt Zugang zu einem Dokument
- Pitch-Deck als kontrollierter Link an Investoren
Link erstellen
Schritt 1: Inhalt öffnen
Teilen lassen sich Studio-Artefakte, SEO-Dokumente und Medien-Assets (Bilder/Dateien) → „Teilen".
Schritt 2: Share-Link erstellen
Klick „Share-Link erstellen".
Schritt 3: Optionen wählen
- Passwort (optional) — Empfänger muss vor Zugriff eingeben. Idealerweise separat per anderem Kanal senden (Slack/Signal/Telefon), nicht in der gleichen Mail wie der Link.
- Ablaufdatum (optional) — Link wird nach diesem Datum automatisch ungültig. Default-Empfehlung: 7-30 Tage.
- Download erlauben — wenn aus: Empfänger kann nur lesen, nicht herunterladen.
- Wasserzeichen (optional) — ein frei wählbarer Text (bis 255 Zeichen, z. B. „Vertraulich – Entwurf für Kunde X"), mit einstellbarer Deckkraft und Position.
- Maximale Zugriffe (optional) — nach der eingestellten Anzahl Aufrufe ist der Link gesperrt.
Schritt 4: Link kopieren
Klick „Link kopieren" → in die Zwischenablage. Schick ihn dem Empfänger.
URL-Format: https://workspace.fynspark.com/s/{token} — der Token ist ein langer, nicht ratbarer String.
Empfänger-Ansicht
Empfänger sehen unter /s/{token} eine schlanke Ansicht ohne App-Sidebar:
- Inhalt
- Branding (Logo deines Workspace, falls hinterlegt)
- Optional: Download-Button
- Keine Navigation zu anderen Inhalten möglich
Wenn Passwort gesetzt: Eingabemaske erscheint zuerst.
Sicherheit & Kontrolle
Token rotieren
Wenn du befürchtest, dass der Link in falsche Hände gerät:
- Im Share-Link-Dialog: „Token rotieren"
- Alter Link wird ungültig
- Neuer Link wird generiert (du musst ihn an die berechtigten Empfänger neu senden)
Sperren (Revoke)
- „Sperren" → Link sofort deaktiviert
- Empfänger sieht „Link ist nicht mehr verfügbar"
- Im Share-Link-Dashboard bleibt der Eintrag mit Status „Gesperrt" sichtbar
Reaktivieren
Gesperrten Link wieder aktivieren möglich (z. B. wenn man versehentlich gesperrt hat). Der Token bleibt der gleiche.
Komplett löschen
Wenn ein Share-Link nicht mehr gebraucht wird: „Löschen" → entfernt den Eintrag komplett (inkl. Zugriffs-Log).
Zugriffs-Log (wenn im Plan enthalten)
Pro Share-Link siehst du:
- Wann zugegriffen wurde
- IP-Adresse — aus Datenschutzgründen nur pseudonymisiert (als Hash) gespeichert
- Browser — ebenfalls pseudonymisiert gespeichert
- Ergebnis des Zugriffs (z. B. Zugriff, falsches Passwort, abgelaufen, gesperrt)
Die Verweildauer auf der Seite wird nicht erfasst.
Hilfreich für:
- Compliance — Nachweis, dass Kunde den Inhalt zu Zeitpunkt X gesehen hat
- Engagement-Tracking — hat der Kunde es überhaupt geöffnet?
- Sicherheits-Audit — gibt es auffällig viele Fehlversuche?
Share-Link-Dashboard
Die Links eines Inhalts verwaltest du im Teilen-Dialog des jeweiligen Inhalts — mit Status, Ablaufdatum und erstellender Person. Einen eigenen Eintrag in der Seitenleiste gibt es dafür nicht.
Best Practices für Sicherheit
Tipp 1: Passwort + Ablauf immer setzen bei vertraulichen Inhalten — auch wenn der Empfänger vertrauenswürdig ist (Mail kann weitergeleitet werden).
Tipp 2: Passwort separat versenden. Link per E-Mail, Passwort per Slack/Signal. So sind beide Faktoren nicht in der gleichen Quelle.
Tipp 3: Wasserzeichen für Investoren-Decks. Ein Text wie „Vertraulich" hindert (psychologisch) am Screenshot-Weiterleiten.
Tipp 4: Nach Projekt-Ende alle Share-Links eines Projekts sperren — saubere Datenhygiene.
Tipp 5: Quartalsweise Share-Link-Audit. Wer hat alles Zugriff auf was? Inaktive Links sperren.
Mit Approvals kombinieren
Workflow: Inhalt → Approval → Approval erteilt → Share-Link erstellen und versenden.
So ist sichergestellt, dass nur freigegebene Inhalte extern geteilt werden.
Häufige Fragen
Was, wenn der Empfänger das Passwort vergessen hat? Du kannst es im Share-Link-Dialog neu setzen — neues Passwort, alter Link bleibt gleich.
Funktionieren Share-Links mit großen Dateien? Ja — auch große PDFs und Bilder. Der Empfänger streamt sie direkt (kein Download nötig, wenn Download deaktiviert ist).
Gibt es Custom-Domain für Share-Links?
Aktuell standard auf workspace.fynspark.com/s/.... Custom-Domains sind auf der Roadmap.
Kann ein Empfänger einen Share-Link „weiterleiten"? Technisch ja (Link kopieren). Wenn Passwort gesetzt, braucht der nächste Empfänger ebenfalls das Passwort. Mit maximalen Zugriffen begrenzt du zusätzlich, wie oft der Link geöffnet werden kann.
Sind Share-Links DSGVO-konform? Ja. Beim Zugriff erfassen wir Zeitstempel sowie IP-Adresse und Browser pseudonymisiert (als Hash) als Sicherheits-Log (Auftragsverarbeitungsvertrag deckt das ab). Keine Weitergabe an Dritte.