Was Approvals lösen
In jedem Marketing-Team gibt es Inhalte, die nicht ohne Freigabe veröffentlicht werden sollten:
- Kunden-facing Texte (Brand-Risiko)
- Rechtlich heikle Aussagen
- Pressemitteilungen
- Inhalte mit großem Werbe-Budget
Approvals machen den Freigabe-Schritt zu einem dokumentierten Schritt statt zu einer „mal schnell per Mail rüberschicken"-Aktion.
Wofür Approvals gelten
Der Freigabe-Workflow gilt für Studio-Artefakte — also die Ergebnisse, die du im Studio erzeugst und speicherst. Für andere Inhaltstypen (Dokumente, Campaigns, Bilder) gibt es keinen Freigabe-Workflow.
So funktioniert es
Schritt 1: Prüfung anfordern
Für ein Studio-Artefakt im Status Entwurf oder Abgelehnt forderst du eine Prüfung an. Das dürfen Owner, Admin, Editor und Approver.
Der Status wechselt auf „In Prüfung". Solange der Inhalt in Prüfung ist, kann er nicht bearbeitet werden.
Schritt 2: Entscheidung
Owner, Admin und Approver können:
- Freigeben — Status wechselt auf „Freigegeben"
- Ablehnen — mit Pflicht-Begründung (mindestens 5 Zeichen). Status wechselt auf „Abgelehnt", die Begründung wird am Inhalt gespeichert.
Schritt 3: Nach der Entscheidung
- Abgelehnt: überarbeiten und erneut eine Prüfung anfordern.
- Freigegeben und danach geändert: Sobald ein freigegebener Inhalt bearbeitet wird, fällt er zurück auf Entwurf — die neue Fassung braucht eine neue Freigabe. So kann nicht „Text A freigegeben, Text B veröffentlicht" passieren.
Approvals-Übersicht
Unter /workspace/approvals siehst du (als Owner, Admin oder Approver):
- Kennzahlen — Anzahl Entwürfe, in Prüfung, freigegeben, abgelehnt
- Offene Freigaben — alle Inhalte, die gerade auf eine Entscheidung warten, mit anfragender Person und Zeitpunkt
- Filter nach Inhaltstyp
Tipps
Tipp 1: Brand-Manager als Approver. Eine zentrale Person mit der Rolle Approver für alle Brand-relevanten Freigaben — schneller als rotierende Verantwortung.
Tipp 2: Ablehnungs-Begründungen sind Gold. Nutze sie, um Brand-Voice-Lernen anzustoßen — wiederkehrende Floskeln als Do-Nots in der Brand Voice eintragen.
Tipp 3: Approvals nicht für jeden Tweet. Nur dort einsetzen, wo das Risiko es rechtfertigt — sonst wird der Workflow gefürchtet.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Approver oder eine Reihenfolge festlegen? Nein. Jede Person mit der Rolle Owner, Admin oder Approver kann die Entscheidung treffen — die erste Entscheidung gilt.
Gibt es Fristen oder Erinnerungen?
Nein. Offene Freigaben siehst du in der Übersicht unter /workspace/approvals.
Kann ich einen Inhalt in Prüfung noch ändern? Nein — erst nach Freigabe oder Ablehnung. Eine Änderung nach Freigabe setzt den Inhalt wieder auf Entwurf.