Was ein Workspace ist
Ein Workspace ist ein vollständig isolierter Bereich mit eigenen:
- Inhalten (Dokumente, Bilder, Campaigns, Projekte)
- Brand Voices
- Knowledge-Assets
- Personas
- KI-Outputs und Memory
- Mitgliedern und Rollen
Daten aus Workspace A sind in Workspace B nicht sichtbar. Inhalte sind je Workspace getrennt gespeichert.
Typische Einsatzszenarien
- Agentur mit mehreren Kunden → ein Workspace pro Kunde
- Unternehmen mit mehreren Marken → ein Workspace pro Sub-Brand
- Freelancer mit Projekten → ein Workspace pro Kunden-Engagement
- Konzern mit Abteilungen → ein Workspace pro Department
Workspace wechseln
Der Workspace-Switcher
Unten in der Sidebar siehst du den Workspace-Switcher mit:
- Name des aktuellen Workspace (groß)
- Avatar/Initial als visuelle Erkennung
Wechseln
Klick auf den Switcher → Liste aller Workspaces, in denen du Mitglied bist → Klick auf einen → sofortiger Wechsel.
Beim Wechsel:
- Sidebar lädt neu mit den Tools des neuen Workspace
- Aktuelles Dokument bleibt offen (du landest auf dem Dashboard des neuen Workspace, kein Datenverlust)
- Brand Voice, Knowledge etc. wechseln automatisch mit
Workspace anlegen
Schritt 1: Workspace-Übersicht öffnen
Workspace-Switcher → „Alle Workspaces" → Klick „Neuer Workspace".
Schritt 2: Metadaten
- Name — z. B. Kundenname oder Marken-Name
- Beschreibung (optional) — Notiz, wofür dieser Workspace gedacht ist
- Avatar / Logo (optional) — visuelle Erkennung im Switcher
Schritt 3: Anlegen
Workspace ist sofort verfügbar. Du bist automatisch Owner.
Plan-Limit beachten
Wie viele Workspaces du anlegen kannst, hängt vom Plan-Tier ab (laut Plan vorgesehen):
- Essential: 1 Workspace
- Scale: 1 Workspace
- Fynspark Connect: 1 Workspace
- Enterprise: bis zu 25 Workspaces
→ siehe Plan-Übersicht.
Einladung annehmen
Per E-Mail
Wenn dich jemand einlädt:
- Du bekommst eine Einladungs-Mail mit dem Workspace-Namen
- Klick „Einladung annehmen" → führt zu
/workspace/invite/accept - Wenn du noch kein Konto hast: Konto-Setup-Flow startet zuerst
- Sobald angenommen: du bist sofort Mitglied
Per Link
Manche Einladungen kommen als direkter Link (z. B. aus Slack/Teams). Funktioniert identisch wie der Mail-Link.
Einladungs-Ablauf
Einladungs-Links sind 7 Tage gültig. Bei Ablauf: Workspace-Admin neu einladen lassen (Re-Invite).
Workspace-Einstellungen
Als Owner/Admin → Workspace-Switcher → Einstellungen:
- Name ändern
- Beschreibung
- Logo (per URL)
- Mitglieder verwalten
- Plan + Billing (nur Owner)
Workspace löschen
- Workspace löschen ist endgültig — vorher exportieren. Es gibt keine Archiv-Funktion und keine Wiederherstellung.
- Mitglieder und Einladungen müssen zuerst entfernt werden. Solange noch weitere Mitglieder oder offene Einladungen bestehen, wird das Löschen abgelehnt.
→ siehe auch DSGVO-Datenexport anfordern vor Löschung.
Tipps für Agenturen
Tipp 1: Namens-Konvention. „Kunde Müller GmbH" oder „[K] Müller" — so siehst du im Switcher sofort, dass es ein Kunden-Workspace ist.
Tipp 2: Avatar-Logos verwenden. Bei 8+ Workspaces hilft visuelle Wiedererkennung gewaltig.
Tipp 3: Markenstimme pro Kunde anlegen. Wähle in den Werkzeugen jeweils das passende Brand Profile; deine persönliche Standard-Markenstimme legst du unter Profil → Präferenzen fest.
Tipp 4: Owner-Übergabe regelmäßig prüfen. Bei Personal-Wechsel: Owner-Rolle auf die richtige Person übertragen, sonst sitzt der Account-Bezug woanders.
Isolation — was wirklich getrennt ist
- ✅ Dokumente, Bilder, Campaigns
- ✅ Brand Voices, Knowledge, Personas
- ✅ KI-Outputs und Memory
- ✅ Approvals, Share-Links
- ✅ Activity-Log
Was über alle Workspaces hinweg gilt:
- ❌ Deine User-Identität (eine Anmeldung für alle Workspaces, in denen du Mitglied bist)
- ❌ Dein Account-Profil, 2FA, Avatar
Häufige Fragen
Kann ich Inhalte zwischen Workspaces verschieben? Eingeschränkt — über Export/Import (PDF, Markdown). Direkt-Move ist aus Isolations-Gründen nicht vorgesehen.
Wer wird über einen neuen Workspace benachrichtigt? Nur die explizit eingeladenen Mitglieder.
Was passiert, wenn der Owner gekündigt hat / weg ist? Über den HQ-Support kannst du Owner-Recovery anstoßen — du musst nachweisen, dass du berechtigt bist (z. B. Domain-Kontrolle oder Rechtsnachweis).
Kann ich aus einem Workspace austreten? Bitte den Owner oder einen Admin, dich in der Mitgliederliste zu entfernen. Als Owner überträgst du vorher die Owner-Rolle.